แชร์

12 วิธี การบริหารเวลาและบริหารกิจกรรม

อัพเดทล่าสุด: 2 ต.ค. 2024

325 ผู้เข้าชม

การบริหารเวลาและกิจกรรมอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นทักษะสำคัญที่ช่วยเพิ่มผลิตภาพและคุณภาพชีวิต แม้ว่าเราไม่สามารถเพิ่มจำนวนชั่วโมงในแต่ละวันได้ แต่เราสามารถปรับปรุงวิธีการใช้เวลาที่มีให้เกิดประโยชน์สูงสุด ต่อไปนี้คือวิธีการที่จะช่วยให้คุณบริหารเวลาและกิจกรรมได้ดียิ่งขึ้น

[1] กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน:
เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวของคุณ เป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณมีทิศทางในการจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมต่าง ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายของคุณเป็นไปตามหลัก SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound)

[2] จัดลำดับความสำคัญ:
ใช้เทคนิคเช่น Matrix ของ Eisenhower เพื่อแยกแยะกิจกรรมตามความสำคัญและความเร่งด่วน แบ่งงานออกเป็น 4 หมวดหมู่:

สำคัญและเร่งด่วน**
สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน**
ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
มุ่งเน้นไปที่กิจกรรมในสองหมวดแรกเป็นหลัก

[3] วางแผนล่วงหน้า:
สละเวลาในตอนเย็นหรือเช้าตรู่เพื่อวางแผนวันหรือสัปดาห์ของคุณ การวางแผนล่วงหน้าช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับวันที่จะมาถึงและลดความเครียดจากการต้องตัดสินใจแบบฉับพลัน

[4] ใช้เทคนิคการจัดการเวลา:
ทดลองใช้เทคนิคต่าง ๆ เช่น Pomodoro Technique (ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที) หรือ Time Blocking (จัดสรรช่วงเวลาเฉพาะสำหรับงานแต่ละประเภท) เพื่อค้นหาวิธีที่เหมาะกับคุณที่สุด

[5] ลดการรบกวนและสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิ:
ระบุและจัดการกับสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิ เช่น การแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย หรือเสียงรบกวนจากสภาพแวดล้อม สร้างพื้นที่ทำงานที่เอื้อต่อการมีสมาธิ

[6] เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ:
ไม่จำเป็นต้องรับทุกงานหรือคำเชิญที่เข้ามา เรียนรู้ที่จะปฏิเสธอย่างสุภาพเมื่อกิจกรรมนั้นไม่สอดคล้องกับเป้าหมายหรือลำดับความสำคัญของคุณ

[7] ใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์:
ใช้แอปพลิเคชันและซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการจัดการเวลาและงาน เช่น Trello, Asana, หรือ Google Calendar เพื่อติดตามงานและกำหนดการของคุณ

[8] แบ่งงานใหญ่ออกเป็นงานย่อย:
งานที่ใหญ่และซับซ้อนอาจทำให้รู้สึกท้อใจ แบ่งงานเหล่านี้ออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ ที่จัดการได้ง่ายขึ้น และเริ่มทำทีละขั้นตอน

[9] จัดเวลาสำหรับการพักผ่อนและการดูแลตัวเอง:
อย่าลืมรวมเวลาสำหรับการพักผ่อน การออกกำลังกาย และกิจกรรมที่คุณชื่นชอบไว้ในตารางของคุณด้วย การดูแลสุขภาพกายและใจเป็นสิ่งสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงานในระยะยาว

[10] ทบทวนและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ:
ในตอนท้ายของแต่ละสัปดาห์หรือเดือน ใช้เวลาทบทวนว่าการบริหารเวลาและกิจกรรมของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด ระบุจุดที่ต้องปรับปรุงและทำการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น

[11] รู้จักตัวเองและรูปแบบการทำงานที่เหมาะกับคุณ:
สังเกตว่าคุณทำงานได้ดีที่สุดในช่วงเวลาใดของวัน และจัดตารางงานที่ต้องใช้สมาธิสูงในช่วงเวลานั้น เข้าใจจุดแข็งและข้อจำกัดของตัวเองเพื่อวางแผนได้อย่างเหมาะสม

[12] ฝึกการมีสติและการจดจ่อ:
ฝึกเทคนิคการมีสติ เช่น การทำสมาธิ เพื่อเพิ่มความสามารถในการจดจ่อกับงานปัจจุบัน ลดความวิตกกังวลเกี่ยวกับอนาคตหรือการคิดวนเวียนเกี่ยวกับอดีต

การบริหารเวลาและกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพ ไม่ใช่ทักษะที่จะพัฒนาได้ในชั่วข้ามคืน แต่เป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยการฝึกฝนและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ด้วยความพยายามและความอดทน คุณจะสามารถพัฒนาระบบที่เหมาะสมกับตัวเองเพื่อจัดการชีวิตและงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลให้คุณสามารถบรรลุเป้าหมาย ลดความเครียด และมีความสมดุลในชีวิตมากขึ้น

---
Author
ออแบท-อธิษฐ์กร นิยมเดชาธีรฉัตร
PositivePsychologist นักจิตวิทยาองค์กร
Professional Action Learning Coach
Team Psychological Safety Facilitator

Artwork
จุฑามาศ ใจสมัคร

#theartofchange
#teampsychologicalsafety
#highperformingteams